Bereite Meetings vor, um sie effektiver zu machen.

Grundlegende Vorbereitung:

  • bestimme und kommuniziere den Treiber, sowie das angestrebte Ergebnis des Meetings
  • entscheide, wer teilnehmen soll
  • erstelle eine Agenda
  • plane das Meeting so, dass die Teilnehmer Zeit zur Vorbereitung haben
  • lege eine angemessene Dauer fest
  • kläre wer moderiert, wer Protokoll führt und wer sich um die Nachbereitung kümmert

Vorbereitung der Agenda

Beziehe die Teilnehmer in die Vorbereitung und Priorisierung der Agenda mit ein, und mache ihnen die fertige Agenda vor dem Meeting zugänglich.

Bestimme für jeden Agendapunkt

  • den Treiber
  • das angestrebte Ergebnis
  • den Prozess
  • die Zeit, die darauf verwendet werden soll
  • wie sich die Teilnehmer für diesen Punkt vorbereiten müssen

Unterstütze die Vorbereitung der Teilnehmer

  • überlege, was vor dem Meeting erledigt werden kann
  • informiere die Teilnehmer über Erwartungen und Voraussetzungen
  • mache alle Materialien und Informationen verfügbar, die die Teilnehmer zur Vorbereitung benötigen

Vorbereitung als Teilnehmen

  • berücksichtige das Muster kunstvolle Teilnahme
  • gehe die Agenda durch und überlege für jeden Punkt, wie du beitragen kannst
  • bringe eventuelle Einwände gegen die Agenda vor, und kümmere dich darum, diese vor dem Meeting aufzulösen, soweit das möglich ist
  • gehe Verbesserungsvorschläge aus der Evaluation des vorhergehenden Meetings durch, und überlege, wie du diese umsetzen kannst

▶ Check-In
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